نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

فرض کنید خانه ای درست کرده اید. این یک فرایند پیچیده است که در آن برخی از کارها باید به ترتیب خاصی انجام شوند. اگر هنوز دیوارها را نصب نکرده اید ، نمی توانید پنجره ها را نصب کنید. شما احتمالاً ده ها پیمانکار در خانه کار می کنید و باید بدانید که چه روزهایی برای ریختن پایه ، کاشی کاری و غیره در دسترس است. سپس شما باید آنها را نه تنها بر اساس در دسترس بودن ، بلکه بر اساس هر وظیفه ای که به ترتیب صحیح اتفاق می افتد ، برنامه ریزی کنید. روش مدیریت یک پروژه پیچیده مانند این ، شامل همه کارهایی که باید توسط چه کسی و چه زمانی انجام شود ، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه است.

نرم افزار مدیریت پروژه نوعی از برنامه همکاری آنلاین است که در آن هر کسی که روی یک پروژه کار می کند می تواند وارد شود و ببیند چه کاری باید انجام دهد و چه زمانی. آنها همچنین پیشرفت خود را در این کارها ثبت کرده و جزئیات مناسب مانند یادداشت های مربوط به هرگونه تغییر را اضافه می کنند. افرادی که سطح مجاز مناسبی دارند ، می توانند ببینند که چه کاری انجام می دهند و مجبور هستند سایر کارها را در چه زمانی انجام دهند. برای شخص یا افرادی که پروژه را مدیریت می کنند ، برنامه یک نمای کلی از پروژه و سلامت آن ارائه می دهد. آیا همه کارها باید به موقع انجام شوند؟ اگر یک کار به تأخیر بیفتد ، این چگونه بر مهلت انجام سایر کارها تأثیر می گذارد؟ اگر شخصی که مأمور انجام آن است بیمار باشد ، کسی برای انجام یک کار اضطراری در دسترس است؟

نمودار گانت را در پروژه های زوهو مشاهده کنید

نمودار گانت پروژه های زوهو را مشاهده کنید

چگونه بهترین برنامه ها را انتخاب می کنیم

برای این بررسی اجمالی از بهترین برنامه های کاربردی مدیریت پروژه ، ما بیش از 25 سیستم عامل مدیریت پروژه را ارزیابی و آزمایش کرده ایم و دارای بالاترین عملکرد محصولات در اینجا هستیم. گنجاندن بر اساس آزمایش و ارزیابی مستقل PCMag است. در تعیین نتایج ، ما نیازهای مختلف مشاغل ، از جمله مشاغل کوچک با بودجه و سازمانهای بزرگ را در نظر می گیریم که مجبورند همزمان بسیاری از پروژه ها ، افراد و بودجه ها را مدیریت کنند.

برای اهداف این گروه ، ما به برنامه های سنتی مدیریت پروژه پایبند هستیم. این برنامه ها به طور خاص برای مدیریت پروژه طراحی شده اند ، نه برای کار مداوم. این پروژه مجموعه ای از کارها با تاریخ شروع ، تاریخ پایان و نتیجه است.

برای اینکه در این مرور کلی گنجانده شود ، برنامه باید نمودارهای Gantt را ارائه دهد ، که نوعی نمایش جدول زمانی است که اغلب در مدیریت پروژه استفاده می شود. همه برنامه های موجود در اینجا دارای ابزارهای استاندارد دیگری برای ردیابی ، سازماندهی و برنامه ریزی کارهای مبتنی بر پروژه هستند.

بسیاری از برنامه های همکاری عالی دیگر ، که گاهی اوقات به آنها برنامه های مدیریت پروژه گفته می شود ، مانند Trello ، Basecamp و Airtable وجود دارد. اگرچه برخی از برنامه های همکاری یا مدیریت کار توانایی مدیریت انواع خاصی از پروژه ها را دارند ، اما لزوماً به گونه ای طراحی نشده اند که پیچیدگی ده ها یا صدها پروژه و برنامه های آنها را همزمان کنترل کنند. بنابراین ، ما آنها را در اینجا قرار نمی دهیم.

با برنامه مدیریت پروژه چه کاری می توانید انجام دهید؟

برنامه های مدیریت پروژه به شما امکان می دهد تقریباً هر نوع پروژه ای مانند ایجاد یک محصول جدید ، ساخت خانه یا وب سایت یا راه اندازی یک کمپین بازاریابی را ردیابی و مدیریت کنید. تیم هایی که از برنامه های مدیریت پروژه استفاده می کنند معمولاً بیش از یک پروژه را در یک زمان ردیابی می کنند. این نرم افزار به آنها کمک می کند تا بفهمند چه زمانی باید کار را بر اساس زمان انجام کارها و منابع انسانی موجود برای این کار برنامه ریزی کنند.

بهترین برنامه های مدیریت پروژه مشکلات را قبل از وقوع تشخیص می دهند. با نظارت بر پیشرفت کار ، آنها می توانند زنگ خطر را در صورت خطر افتادن یک دوره ، اما قبل از وقوع آن ایجاد کنند. قدرتمندترین برنامه های مدیریت پروژه همچنین پردازش خودکار برنامه زمانی را که کارها از دوره خارج می شوند ، ارائه می دهند. آنها گزارش هایی را تولید می کنند که به مدیران می فهمد کدام یک از اعضای تیم کار زیاد یا بسیار کمی را به آنها اختصاص داده اند. بسیاری از آنها همچنین به شما امکان می دهند بودجه های پروژه را ردیابی کنید و ساعات صورتحساب را ثبت کنید تا بتوانید برای ساعت های کار شده فاکتورها را برای مشتریان ارسال کنید.

نمای کامل TeamGantt

نمودار و نمای بار کاری گانت TeamGantt

بهترین نرم افزار رایگان مدیریت پروژه

برخی از بهترین سیستم های نرم افزاری مدیریت پروژه دارای نسخه های رایگان هستند. معمولاً این نسخه های رایگان به طریقی به شدت محدود می شوند. به عنوان مثال ، ممکن است فقط یک یا دو پروژه را مدیریت کنید یا تعداد انگشت شماری از افراد را برای کار با شما دعوت کنید. همچنین ، شما معمولاً بهترین ویژگی های برنامه را در نسخه رایگان دریافت نمی کنید. با این حال ، اگر تیم کوچکی دارید و فقط باید یک یا دو پروژه را مدیریت کنید ، ممکن است کارساز باشد.

می توانید از Zoho Projects ، Teamwork ، Wrike ، TeamGantt ، ProofHub و چندین مورد دیگر که در این لیست نیستند مانند Volerro و AceProject حساب رایگان دریافت کنید.

Redmine که این لیست را تهیه کرده 100٪ نرم افزار رایگان مدیریت پروژه است اما شما باید خودتان آن را نصب و نگهداری کنید. این یک محصول آماده نیست ، بلکه یک گزینه منبع باز است.

تابلوی کار تیمی

تیم مدیریت پروژه تیمی

بهترین برنامه های مدیریت پروژه مشاغل کوچک

اگر تیم شما نیاز به مدیریت و ردیابی چندین پروژه دارد ، اما کمتر به فکر برنامه ریزی کارمندان ، جمع آوری برنامه های صورتحساب و مقایسه پیشرفت ده ها پروژه در حال توسعه هستید ، ابزاری کم هزینه مانند پروژه های Zoho در حدود 3 دلار – 6 دلار به ازای هر نفر در ماه) یا کار تیمی (12.50 دلار برای هر نفر در ماه) بهترین شرط بندی است. ما همچنین GanttPRO و TeamGantt را برای تیم های کوچک با بودجه محدود دوست داریم.

اگر قرار نیست از ابزاری که منحصر به نرم افزارهای گران قیمت هستند استفاده کنید ، نیازی به پرداخت هر ماه بیش از 15 دلار برای هر شخص نیست ، بنابراین به چیز ارزان قیمت پایبند باشید.

بهترین برنامه های مدیریت پروژه برای سازمان های بزرگ

سازمانهای بزرگ نیازهای کاملاً متفاوتی نسبت به مشاغل کوچک دارند. سازمان ها با صدها یا هزاران کارمند و صدها پروژه از برنامه های مدیریت پروژه برای برنامه ریزی ، بینش در مورد منابع خود ، ردیابی بودجه ، پیش بینی درآمد ، ردیابی زمان برای اهداف صورتحساب ، از جمله دلایل دیگر استفاده می کنند.

برای یک شرکت بزرگ ، توانایی مدیریت نه تنها افراد بلکه تیم ها نیز مهم است. اگر 15 ساعت کار برای یک طراح ارشد دارید و مهم نیست کدام طراح جوان این کار را انجام می دهد ، می خواهید ببینید که هر طراح ارشد چه مقدار کار به آنها اختصاص داده است و آیا می توانید یکی از آنها را برای وظیفه.

به همین دلیل ، همه مدیران و رهبران تیم در شرکت شما باید بتوانند ببینند کدام کارها از اولویت بالایی برخوردار هستند و کدام پروژه ها در معرض خطر لغزش قرار دارند تا بتوانند متناسب با آنها آزمایش شوند.

برای سازمان های بزرگی که با پروژه های پیچیده و بسیاری از اعضای تیم سروکار دارند ، بهترین انتخاب ما LiquidPlanner است ، اما Celoxis خیلی عقب نیست.

فضای جدید

نمای صندوق ورودی و Wrike

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه با ویژگی های خاص

تیم هایی که مشاغل بسیار کمی نیستند ، اما سازمان های بزرگی هم نیستند ، ممکن است نیازهای ویژه ای داشته باشند که می خواهند نرم افزار مدیریت پروژه آنها برآورده شود.

به عنوان مثال ، برای مدیریت پروژه و غیر پروژه ، Wrike یا Celoxis را توصیه می کنیم. (LiquidPlanner نیز انتخاب خوبی است ، اما برای گروه های بزرگ بهترین است.) اگر تیم شما زمان زیادی را صرف بحث و تکرار دارایی های بصری می کند ، ProofHub گزینه بسیار خوبی است. Volerro همچنین دارای برخی ابزارهای تأیید است ، اگرچه نمره کافی برای انجام این بررسی را کسب نکرد. صفحه هوشمند برای تعبیه اتوماسیون در مدیریت پروژه شما مناسب است.

Paymo ، برنامه دیگری که نمره کافی برای این بررسی را کسب نکرد ، همراه با نرم افزار داخلی صورتحساب و فاکتور است.

انتخاب بهترین ها برای تیم خود

انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب ممکن است زمان بر باشد ، اما ارزش آن را دارد که درست قبل از اجرای کامل آن در یک تیم انجام دهید. برنامه های کاربردی مدیریت پروژه معمولاً هزینه های راه اندازی قابل توجهی دارند. حتی وقتی استفاده از آنها آسان باشد و به شما امکان وارد کردن داده ها را می دهد ، تنظیم دقیق برنامه برای انجام کارهایی که نیاز دارید و همچنین سوق دادن همه اعضای هیئت مدیره به زمان لازم است.

هنگام تصمیم گیری برای استفاده از برنامه ، مهم است که تیم خود را در حال انجام چه کاری ، تعداد افراد در سازمان و نحوه مدیریت مشاغل خود را در نظر بگیرید. بسیاری از گزینه های عالی برای هر بودجه وجود دارد.

با در دسترس بودن یک برنامه مدیریت پروژه قابل اعتماد ، افراد می توانند در کار پروژه راحتتر همکاری کنند. علاوه بر این ، صاحبان مشاغل و مدیران تیم می توانند اطلاعات مفیدی در مورد نحوه کار تیم هایشان ، اینکه پروژه ها در حال انجام هستند و همچنین چگونه آنها را هنگام لغزش به یک مکان موفق برگردانند ، بدست آورند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *